W rankingu uwzględniliśmy siedem aplikacji dostępnych na Androida i oceniliśmy je przede wszystkim pod kątem tworzenia list, przypisywania obowiązków, współdzielenia pracy, obsługi terminów oraz wygody korzystania na telefonie. Oprócz pierwszej trójki warto zwrócić uwagę na TickTick, Trello, Notion i Listę zadań Google. Wszystkie pozwalają organizować obowiązki mobilnie, ale różnią się zakresem współpracy i sposobem prezentowania pracy.
Telefon może pełnić rolę mobilnego centrum organizacji pracy. Nie wymaga to jednak instalowania rozbudowanego systemu do zarządzania projektami. W małej firmie często wystarczą listy zadań, terminy, przypisanie osoby odpowiedzialnej i synchronizacja z komputerem. Więcej praktycznych sposobów wykorzystania smartfona opisujemy w poradniku o tym, jak używać telefonu z Androidem do zarządzania zadaniami w pracy.
SPIS TREŚCI:
Ranking aplikacji Todoist, Asana, Microsoft To Do, TickTick, Trello, Notion i Google Tasks
Todoist najlepiej łączy prostotę listy z funkcjami dla zespołu
Asana daje większą kontrolę nad projektami firmowymi na Androidzie
Microsoft To Do sprawdza się przy prostych listach współdzielonych
TickTick pozwala przydzielać zadania i kontrolować wspólne listy
Trello zamienia listę obowiązków w czytelną tablicę kart
Notion i Lista zadań Google mają inne podejście do pracy firmowej
Jak wybrać aplikację do list zadań dla firmy
Ranking aplikacji Todoist, Asana, Microsoft To Do, TickTick, Trello, Notion i Google Tasks
Ranking nie opiera się na liczbie pobrań ani ocenach użytkowników, ponieważ te wartości zmieniają się w sklepach z aplikacjami. Podstawą jest funkcjonalność potwierdzona w dokumentacji producentów. Ważne są możliwości dostępne na Androidzie, praca kilku osób i przydatność w codziennej organizacji firmy.
| Miejsce | Aplikacja | Najlepsze zastosowanie | Najważniejsza zaleta |
|---|---|---|---|
| 1 | Todoist | Małe i średnie zespoły | Proste listy połączone z projektami zespołowymi |
| 2 | Asana | Firmy prowadzące kilka projektów | Rozbudowane zadania, statusy i kontrola projektów |
| 3 | Microsoft To Do | Proste listy firmowe | Łatwe współdzielenie i integracja ze środowiskiem Microsoft |
| 4 | TickTick | Niewielkie zespoły i bieżące obowiązki | Wspólne listy, przydzielanie zadań i przypomnienia |
| 5 | Trello | Procesy realizowane etapami | Czytelny system tablic, list i kart |
| 6 | Notion | Firmy łączące zadania z dokumentacją | Bazy danych, dokumenty i zadania w jednym środowisku |
| 7 | Lista zadań Google | Najprostsze zadania i terminy | Powiązanie z Gmail, Kalendarzem i Google Workspace |
Todoist najlepiej łączy prostotę listy z funkcjami dla zespołu
Todoist zajmuje pierwsze miejsce, ponieważ nie wymusza od razu budowania skomplikowanego systemu projektowego. Zadania można organizować na listach, tablicach oraz w projektach. Dostępne są terminy cykliczne, podzadania, sekcje, etykiety i priorytety. Producent udostępnia też komentarze oraz możliwość przesyłania plików.
Największą przewagą Todoist jest możliwość rozpoczęcia od zwykłej listy obowiązków, a następnie rozbudowania jej o projekty i pracę zespołową bez zmiany aplikacji.
W przestrzeni zespołu można tworzyć współdzielone projekty. Zadania da się przydzielać konkretnym osobom. Komentarze pozwalają dodawać informacje oraz pliki bez przenoszenia rozmowy do osobnego komunikatora. W planie Business dostępne są między innymi przestrzeń robocza zespołu, role, foldery, filtry zespołowe oraz scentralizowane rozliczanie.
Todoist dobrze pasuje do firmy, w której jedna osoba prowadzi kilka różnych obszarów. Osobną listę można przeznaczyć na sprzedaż, osobną na administrację, kolejną na publikacje lub zamówienia. Pracownik widzi zadania przypisane do siebie, a kierownik może śledzić pracę w projektach.
- listy i podzadania pozwalają prowadzić proste obowiązki,
- tablice nadają się do procesów podzielonych na etapy,
- terminy cykliczne pomagają obsługiwać powtarzalne zadania,
- komentarze przechowują kontekst przy konkretnym obowiązku,
- projekty zespołowe pozwalają oddzielić pracę firmową od prywatnej.
Takie podejście dobrze uzupełnia szerszą organizację projektów. Osoby pracujące głównie mobilnie mogą również sprawdzić, jak organizować projekty w telefonie za pomocą aplikacji.
Asana daje większą kontrolę nad projektami firmowymi na Androidzie
Asana zajmuje drugie miejsce. Jest bardziej rozbudowana niż klasyczna lista zadań. Na Androidzie można tworzyć zadania i całe projekty, przypisywać osoby odpowiedzialne, ustawiać terminy, dodawać opisy, podzadania, załączniki i współpracowników. Aplikacja umożliwia również filtrowanie i sortowanie pracy.
Asana jest lepszym wyborem od prostej listy wtedy, gdy firma potrzebuje kontroli nie tylko nad pojedynczymi obowiązkami, lecz także nad przebiegiem całych projektów.
Aplikacja mobilna pozwala tworzyć projekt, wybierać zespół, ustalać dostęp oraz domyślny widok. Z telefonu można też aktualizować status projektu. Asana rozróżnia między innymi projekty przebiegające prawidłowo, zagrożone i opóźnione. To przydatne dla osób, które kontrolują kilka procesów jednocześnie.
Mobilna Asana obsługuje również podzadania, kamienie milowe oraz zależności. Producent informuje, że działania wykonane w trybie offline są synchronizowane po ponownym uzyskaniu połączenia.
W praktyce oznacza to, że aplikacja może obsłużyć zarówno prostą listę zadań handlowca, jak i większy projekt z kilkoma osobami odpowiedzialnymi za następujące po sobie etapy. Dla jednoosobowej działalności może to być jednak więcej funkcji, niż rzeczywiście potrzeba.
Microsoft To Do sprawdza się przy prostych listach współdzielonych
Microsoft To Do jest prostszy od Asany i Todoist. To jego największa zaleta w firmach, które nie potrzebują rozbudowanych tablic projektowych. Można utworzyć listę, udostępnić ją współpracownikom oraz kontrolować dostęp. Zaproszenie może zostać przesłane przez link.
Microsoft pozwala ograniczyć możliwość dołączania nowych osób do aktualnych członków listy. Można także całkowicie zatrzymać jej udostępnianie. W przypadku kont służbowych i szkolnych współdzielenie jest obsługiwane wewnątrz tej samej organizacji.
Microsoft To Do dobrze pasuje do zespołu, który potrzebuje wspólnej listy obowiązków, terminów i przypisań bez wdrażania pełnego programu do zarządzania projektami.
Na Androidzie aplikacja może wysyłać powiadomienia o zmianach na listach współdzielonych. Użytkownik może otrzymać informację między innymi o dodaniu lub zakończeniu zadania oraz o przypisaniu zadania do niego.
Przydatny jest również widżet Androida. Umożliwia szybkie dodawanie obowiązków do widoku Mój dzień i przeglądanie listy bezpośrednio z ekranu głównego telefonu.
Microsoft To Do obsługuje na Androidzie kilka kont. Użytkownik może więc przełączać się między kontem prywatnym i służbowym bez wylogowywania z aplikacji.
TickTick pozwala przydzielać zadania i kontrolować wspólne listy
TickTick jest często kojarzony z osobistym planowaniem dnia, ale obsługuje również współdzielone listy. Członkowie takiej listy mogą przydzielać zadania konkretnym osobom. Osoba odpowiedzialna otrzymuje informację o przypisaniu w centrum powiadomień.
Listę można udostępnić przez adres e-mail albo link zaproszenia. TickTick pozwala także określać uprawnienia uczestników. Dostępne mogą być prawa do edycji, komentowania albo wyłącznie odczytu.
TickTick jest szczególnie wygodny wtedy, gdy firmowa lista zadań ma pozostać prosta, ale potrzebne są przypisania, przypomnienia i kontrola dostępu.
Producent udostępnia inteligentne listy obejmujące między innymi zadania na dziś, jutro, kolejne siedem dni oraz zadania przypisane do użytkownika. Ułatwia to oddzielenie całego projektu od rzeczy, którymi pracownik powinien zająć się w danym momencie.{index=14}
TickTick obsługuje również widok osi czasu. Producent wskazuje go jako narzędzie przydatne w projektach angażujących kilka zespołów. Na urządzeniu mobilnym widok działa również w orientacji poziomej.
Trello zamienia listę obowiązków w czytelną tablicę kart
Trello działa inaczej niż klasyczne aplikacje listowe. Podstawą są tablice, na których znajdują się listy, a w nich karty. Jedna karta może odpowiadać jednemu zadaniu, zleceniu lub sprawie klienta. Użytkownik przesuwa ją między kolejnymi etapami procesu.
Do kart można dodawać checklisty. Poszczególne elementy checklisty da się oznaczać jako wykonane. W bardziej zaawansowanym wariancie Trello pozwala również przypisać osobę i termin do elementu checklisty.
Trello najlepiej wypada tam, gdzie zadania przechodzą przez wyraźnie określone etapy, ponieważ tablica pokazuje stan pracy bez konieczności otwierania każdej pozycji.
Dobrym przykładem jest proces obsługi zlecenia. Karty mogą przechodzić od nowych spraw przez realizację i kontrolę do zakończenia. To tylko sposób organizacji pracy, a nazwy etapów firma ustala samodzielnie.
Do tablicy można zaprosić inne osoby. Standardowi członkowie tablicy mogą widzieć i edytować znajdujące się na niej karty.
Android daje kilka sposobów szybkiego dodawania kart. Można użyć przycisku w aplikacji, widżetu albo skrótu wywoływanego po dłuższym naciśnięciu ikony Trello.
Notion i Lista zadań Google mają inne podejście do pracy firmowej
Notion nie jest typową aplikacją do list zadań. Łączy dokumenty, bazy danych, projekty i informacje firmowe. W projektach można korzystać z zadań i podzadań, przypisywać osoby, określać terminy, ustawiać status oraz wyświetlać pracę w różnych widokach, między innymi jako tablice i kalendarze.
Na Androidzie użytkownik może czytać, edytować i komentować treści. Mobilna aplikacja obsługuje przestrzenie zespołów, wyszukiwanie, skrzynkę odbiorczą oraz tworzenie nowych stron. Dostęp do stron może być przyznawany osobom i grupom z różnymi poziomami uprawnień.
Notion ma przewagę wtedy, gdy zadanie powinno być bezpośrednio połączone z instrukcją, dokumentacją, bazą klientów albo innymi informacjami przechowywanymi w firmowej przestrzeni roboczej.
Nie wszystkie ustawienia można jednak zmieniać z telefonu. Dokumentacja Notion wskazuje, że część operacji związanych między innymi z bezpieczeństwem przestrzeni, planem i rozliczeniami wymaga wersji komputerowej lub przeglądarkowej.
Lista zadań Google znajduje się na drugim końcu skali. Jest bardzo prosta. Na Androidzie pozwala tworzyć listy, dodawać szczegóły, terminy, zadania cykliczne oraz podzadania. Zadania z datami pojawiają się również w Kalendarzu Google.
W środowisku Google Workspace możliwości współpracy są szersze niż w samej aplikacji Tasks. Zadania można przypisywać członkom przestrzeni w Google Chat oraz osobom z organizacji z poziomu Dokumentów Google. Przypisane obowiązki trafiają następnie do osobistej listy użytkownika.
Google Tasks jest więc praktyczne dla firmy, która już korzysta z Gmaila, Kalendarza, Dokumentów i Google Chat. Warto przy tym pamiętać, że współdzielone zadania mają pewne ograniczenia. Google podaje między innymi, że nie można tworzyć dla nich podzadań ani ustawiać ich jako cyklicznych.
Przy intensywnej pracy na telefonie znaczenie ma także synchronizacja danych. Osobny poradnik wyjaśnia, dlaczego Android może długo synchronizować dane z kontem Google.
Jak wybrać aplikację do list zadań dla firmy
Najwięcej błędów powstaje wtedy, gdy wybór zaczyna się od liczby funkcji. Firmie zatrudniającej kilka osób nie zawsze potrzebny jest rozbudowany system projektowy. Z drugiej strony zwykła lista może szybko przestać wystarczać, gdy jeden projekt ma kilkadziesiąt zadań i kilku wykonawców.
- Najpierw należy ustalić, czy firma potrzebuje zwykłych list, czy pełnego zarządzania projektami.
- Trzeba sprawdzić, czy zadania mają być przypisywane konkretnym osobom.
- Warto ustalić, czy pracownicy potrzebują komentarzy, plików i historii zmian.
- Należy sprawdzić, z jakiego środowiska firma już korzysta, na przykład Microsoft 365 albo Google Workspace.
- Przed wdrożeniem warto przetestować aplikację na rzeczywistym procesie obejmującym kilka osób.
- Dopiero później warto ocenić potrzebę tablic, osi czasu, automatyzacji i dodatkowych integracji.
W przypadku przedsiębiorcy pracującego samodzielnie Todoist, TickTick albo Lista zadań Google mogą zapewnić wystarczający poziom organizacji. Zespół korzystający z Microsoft 365 może szybko wdrożyć Microsoft To Do. Asana staje się bardziej przydatna wraz ze wzrostem liczby projektów i zależności. Trello dobrze pasuje do procesów etapowych, natomiast Notion łączy zadania z firmową bazą wiedzy.
| Potrzeba firmy | Najbardziej naturalny wybór | Dlaczego |
|---|---|---|
| Prosta lista obowiązków | Microsoft To Do lub Google Tasks | Niewielka liczba elementów interfejsu i szybkie dodawanie zadań |
| Lista plus współpraca zespołu | Todoist | Projekty, przypisania, komentarze i widoki pracy |
| Rozbudowane projekty | Asana | Podzadania, zależności, kamienie milowe i status projektu |
| Proces podzielony na etapy | Trello | Tablice, listy i przesuwane między nimi karty |
| Zadania połączone z dokumentacją | Notion | Jedna przestrzeń dla dokumentów, baz danych i projektów |
| Planowanie bieżącej pracy | TickTick | Listy inteligentne, przypomnienia i współdzielenie |
Istotnym kryterium jest również sposób pracy poza biurem. Aplikacja powinna pozwalać szybko dopisać zadanie bez przechodzenia przez kilka ekranów. Dobrze sprawdzają się widżety, skróty systemowe i powiadomienia. Z drugiej strony nadmiar alarmów może powodować ignorowanie informacji, dlatego warto ograniczać je do terminów i zmian rzeczywiście wymagających reakcji.
Osoby prowadzące firmowe sprawy ze smartfona często wykorzystują równolegle kalendarz. Zadanie informuje wtedy, co należy zrobić, a kalendarz określa konkretny przedział czasu. Przy takim sposobie pracy pomocny jest poradnik pokazujący, jak synchronizować kalendarz pracy między telefonem a komputerem.
- Todoist jest najbardziej uniwersalny dla typowych firmowych list zadań,
- Asana lepiej obsługuje bardziej złożone projekty,
- Microsoft To Do nadaje się do prostych współdzielonych obowiązków,
- TickTick łączy plan dnia ze współpracą na listach,
- Trello jest czytelne przy pracy etapowej,
- Notion pozwala trzymać zadania obok dokumentacji,
- Google Tasks jest najprostsze dla użytkowników usług Google.
Przy służbowym telefonie należy także pamiętać o podstawowej higienie systemu. Aktualizacje aplikacji mogą wprowadzać poprawki bezpieczeństwa i zgodności. Android umożliwia automatyczne aktualizowanie programów, a sposób działania tej funkcji opisujemy w materiale o tym, dlaczego telefon sam pobiera aktualizacje aplikacji.
Nie ma jednej aplikacji najlepszej dla każdej firmy, ale dla większości zespołów szukających przede wszystkim wygodnych list zadań Todoist zapewnia najbardziej zrównoważone połączenie prostoty i funkcji zespołowych. Asana jest mocniejsza w rozbudowanym zarządzaniu projektami. Microsoft To Do i Google Tasks sprawdzą się tam, gdzie liczy się minimalizm. Trello, TickTick i Notion warto wybierać wtedy, gdy sposób organizacji firmy dobrze odpowiada ich specyficznej strukturze.
Najważniejsze punkty do zapamiętania
- Todoist zajmuje pierwsze miejsce dzięki połączeniu list, projektów i współpracy zespołowej.
- Asana jest najbardziej przydatna przy większej liczbie powiązanych zadań i projektów.
- Microsoft To Do dobrze działa przy prostych współdzielonych listach.
- TickTick umożliwia przydzielanie zadań i kontrolowanie praw członków listy.
- Trello najlepiej pokazuje przepływ pracy pomiędzy kolejnymi etapami.
- Notion łączy zarządzanie zadaniami z dokumentacją i bazami danych.
- Google Tasks jest mocno powiązane z Kalendarzem, Gmail i innymi usługami Google.
- Przed wdrożeniem aplikację warto przetestować na jednym prawdziwym procesie firmowym.
FAQ
Jaka aplikacja do firmowych list zadań na Androida jest najbardziej uniwersalna?
Todoist dobrze łączy klasyczne listy zadań z projektami, przypisaniami, komentarzami i funkcjami zespołowymi. Dzięki temu może być używany zarówno przez pojedynczego przedsiębiorcę, jak i przez kilkuosobowy zespół.
Czy Microsoft To Do nadaje się do pracy firmowej?
Tak. Microsoft To Do umożliwia tworzenie i współdzielenie list oraz otrzymywanie powiadomień o aktywności. W przypadku kont służbowych współdzielenie list jest obsługiwane w obrębie tej samej organizacji.
Co jest lepsze do dużych projektów, Todoist czy Asana?
Asana oferuje bardziej rozbudowane narzędzia projektowe, w tym podzadania, zależności, kamienie milowe oraz aktualizacje statusu projektu. Todoist jest prostszy i bliższy klasycznej liście zadań.
Czy Trello działa dobrze jako firmowa lista zadań?
Tak, szczególnie gdy praca przebiega etapami. Każde zadanie może być kartą przesuwaną pomiędzy listami odpowiadającymi kolejnym fazom realizacji. Karty mogą zawierać checklisty, terminy i przypisane osoby.
Czy Google Tasks pozwala przydzielać zadania pracownikom?
Współdzielone zadania można przypisywać w Google Chat oraz w Dokumentach Google na kwalifikujących się kontach Google Workspace. Przypisany obowiązek pojawia się następnie na osobistej liście użytkownika.
Czy Notion zastąpi zwykłą aplikację do list zadań?
Może ją zastąpić, jeśli firma chce przechowywać w jednym miejscu zadania, dokumenty i bazy informacji. Przy bardzo prostych listach zakres funkcji Notion może jednak być większy niż potrzebny.
Źródła informacji: Todoist Help Center, Microsoft Support, Asana Help Center, Atlassian Support, TickTick Help Center, Notion Help Center, Google Tasks Help.
